PERATURAN ANRI Nomor 5 Tahun 2025

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini mulai berlaku
pada tanggal diundangkan.
- 6 -
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia
ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik
Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 20 Maret 2025
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA,
Œ
MEGO PINANDITO
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal Д
DIREKTUR JENDERAL
PERATURAN PERUNDANG - UNDANGAN
KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA,
Ѽ
DHAHANA PUTRA
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2025 NOMOR Ж
- 7 -
LAMPIRAN
PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 5 TAHUN 2025
TENTANG
TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
RINCIAN, BENTUK, DAN FORMAT TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
BAB I JENIS, SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS
A. Naskah Dinas Arahan
1. Naskah Dinas Pengaturan
a. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia
b. Instruksi
c. Surat Edaran
d. Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintah
2. Naskah Dinas Penetapan
3. Naskah Dinas Penugasan
B Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Internal
a. Nota Dinas
b. Memorandum
c. Disposisi
d. Surat Undangan Internal
2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian
2. Surat Kuasa
3. Berita Acara
4. Surat Keterangan
5. Surat Pengantar
6. Pengumuman
7. Laporan
8. Telaah Staf
9. Notula
10. Sambutan Tertulis
11. Siaran Pers
12. Sertifikat
13. Surat Tanda Tamat Pelatihan
14. Piagam Penghargaan
BAB II PEMBUATAN NASKAH DINAS
A. Lambang Negara atau Logo
B. Penomoran Naskah Dinas
C. Penggunaan Kertas, Amplop dan Tinta
D. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf serta
Kata Penyambung
E. Penentuan Batas atau Ruang Tepi
- 8 -
F. Nomor Halaman
G. Tembusan
H. Lampiran
I. Tanda Tangan, Paraf dan Cap Dinas
J. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah
Dinas
BAB III PENGAMANAN NASKAH DINAS
A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses
Naskah Dinas
B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi
Keamanan dan Akses
BAB IV PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS
BAB V PENGENDALIAN NASKAH DINAS
A. Pengendalian Naskah Dinas Masuk
1. Pengendalian Naskah Dinas Masuk Media Rekam
Kertas
2. Pengendalian Naskah Dinas Masuk Media Rekam
Elektronik
B. Pengendalian Naskah Dinas Keluar
1. Pengendalian Naskah Dinas Keluar Media Rekam
Kertas
2. Pengendalian Naskah Dinas Keluar Media Rekam
Elektronik
- 9 -
BAB I
JENIS, SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS
Dalam pembuatan naskah dinas perlu memperhatikan jenis naskah
dinas yang berlaku di lingkungan ANRI, yaitu:
A. Naskah Dinas Arahan, terdiri atas:
1. Naskah Dinas Pengaturan, berbentuk:
a. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Naskah
Dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur
dan memuat kebijakan pokok yang dibuat dan ditetapkan oleh
ANRI, dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Susunan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia:
a) Kepala, terdiri dari:
(1) kop peraturan menggunakan lambang negara yang
disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara
simetris;
(2) kata “peraturan” dan nama lembaga yang menetapkan,
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3) nomor dan tahun peraturan, ditulis dengan huruf
kapital secara simetris;
(4) kata penghubung “tentang”, ditulis dengan huruf
kapital secara simetris;
(5) judul peraturan, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(6) frasa “DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA”,
secara simetris;
(7) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan,
ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan
diakhiri dengan tanda baca koma.
b) Konsiderans, terdiri dari:
(1) kata “Menimbang”, yaitu konsiderans yang memuat
alasan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya
peraturan. Dicantumkan pada sisi kiri margin dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dengan
memperhatikan hal sebagai berikut:
- 10 -
(a) memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran
yang menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan peraturan;
(b) pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur
filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar
belakang pembuatannya;
(c) jika memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap
pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian
kalimat yang merupakan kesatuan pengertian; dan
(d) tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan
dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali
dengan kata “bahwa” dan diakhiri dengan tanda
baca titik koma.
(2) kata “Mengingat”, yaitu konsiderans yang memuat
peraturan perundang - undangan sebagai dasar
pengeluaran peraturan. Dicantumkan pada sisi kiri
margin dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:),
dengan memperhatikan hal sebagai berikut:
(a) dasar hukum memuat dasar kewenangan
pembuatan peraturan;
(b) peraturan perundang - undangan yang digunakan
sebagai dasar hukum hanya peraturan
perundangundangan yang tingkatannya sama
atau lebih tinggi;
(c) jika jumlah peraturan perundang - undangan yang
dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan
pencantuman perlu memperhatikan tata urutan
peraturan perundang - undangan dan jika
tingkatannya sama disusun secara kronologis
berdasarkan saat pengundangan atau
pen etapannya;
(d) peraturan perundang - undangan perlu dilengkapi
dengan pencantuman Lembaran Negara Republik
Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia atau Berita Negara Republik
Indonesia dan Tambahan Berita Negara Republik
Indonesia yang diletakkan di antar a tanda baca
- 11 -
kurung; dan
(e) tiap - tiap dasar hukum diawali dengan angka
bilangan arab dan diakhiri dengan tanda baca titik
koma.
c) Diktum, terdiri dari:
(1) kata “Memutuskan” ditulis seluruhnya dengan huruf
kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan di
tengah margin;
(2) kata “Menetapkan” dicantumkan sesudah kata
“Memutuskan”, disejajarkan ke bawah dengan kata
“Menimbang” dan “Mengingat”. Huruf awal kata
“Menetapkan” ditulis dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); dan
(3) judul peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda titik.
d) Batang Tubuh, terdiri dari:
(1) substansi Peraturan dirumuskan dalam pasal per
pasal;
(2) tabel, grafik atau gambar dirumuskan dalam
lampiran;
(3) sistematika substansi Peraturan meliputi:
(a) ketentuan umum;
(b) materi pokok yang diatur;
(c) ketentuan sanksi (jika diperlukan);
(d) ketentuan peralihan (jika diperlukan);
(e) ketentuan penutup; dan
(f) lampiran (jika diperlukan).
e) Kaki, bagian kaki peraturan ditempatkan di sebelah kanan
bawah, yang terdiri dari:
(1) frasa “Ditetapkan di (kota tempat penetapan
peraturan) pada tanggal (penetapan peraturan)”;
(2) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital, dan diakhiri tanda baca koma dengan
perataan teks rata tengah ( center ) ;
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani
- 12 -
peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar, dengan perataan teks rata
tengah ( center ) ;
(5) frasa “Diundangkan di (kota tempat pengundangan)
pada tanggal (pengundangan peraturan);
(6) jabatan pejabat yang mengundangkan, yang ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca
koma;
(7) tanda tangan pejabat yang mengundangkan;
(8) nama lengkap pejabat yang mengundangkan, yang
ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan
gelar;
(9) frasa “BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA
TAHUN ... NOMOR ...”;
(10) frasa “salinan sesuai dengan aslinya”, nama jabatan
dibubuhi tanda tangan dan nama lengkap Kepala Unit
Kerja setingkat Pimpinan tinggi pratama yang
mempunyai fungsi hukum dan cap dinas (jika tidak
ditandatangani secara elektronik).
- 13 -
2) Tampilan Susunan Peraturan ANRI:
- 14 -
b. Instruksi
Merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa
petunjuk/arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang
diatur dalam peraturan perundang - undangan. Ditetapkan oleh
Kepala ANRI, dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Susunan Instruksi:
a) Kepala, terdiri dari:
(1) kop instruksi menggunakan lambang negara yang disertai
nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris;
- 15 -
(2) kata “instruksi” dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(4) kata “tentang”, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan
(6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca koma secara simetris.
b) Konsiderans, terdiri dari:
(1) kata “Menimbang”, yang memuat latar belakang
penetapan instruksi; dan
(2) kata “Mengingat”, yang memuat dasar hukum sebagai
landasan penetapan instruksi.
c) Batang Tubuh, terdiri dari:
(1) bagian diktum, dimulai dengan kalimat “dengan ini
memberi Instruksi” dan dilanjutkan dengan kata “kepada”
yang ditulis pada sisi kiri margin yang diikuti dengan
tanda baca titik dua (:);
(2) nama pejabat yang diberi Instruksi diawali dengan angka
bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik
koma;
(3) substansi Instruksi diawali kata “untuk” yang ditulis
dengan awal huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua
(:). Substansi Instruksi diuraikan kedalam bentuk kalimat
yang diawali dengan kata kesatu, kedua, ketiga, dst.,
penulisan kesatu, kedua, ketiga dst., menggunakan huruf
kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:);
d) Kaki, ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri dari:
(1) kota (tempat penetapan peraturan) pada tanggal
(penetapan peraturan)”;
(2) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital, dan diakhiri tanda baca koma dengan
perataan teks rata tengah ( center ) ;
- 16 -
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan Instruksi;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan,
yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar, dengan perataan teks rata tengah (center).
- 17 -
2) Tampilan Susunan Instruksi:
- 18 -
c. Surat Edaran
Merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu yang dianggap penting dan mendesak. Ditetapkan oleh
Kepala ANRI dan dapat didelegasikan kepada Pejabat Pimpinan
Tinggi Madya yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya, dengan
ketentuan sebagai berikut:
1) Susunan Surat Edaran:
a) Kepala, terdiri dari:
(1) kop surat edaran yang ditandatangani sendiri atau atas
nama Kepala ANRI menggunakan lambang negara, yang
disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara
simetris;
(2) kop surat edaran yang ditandatangani oleh Pejabat
Pimpinan Tinggi Madya menggunakan logo ANRI, yang
disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara
simetris;
(3) kata “Yth.”, yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi
surat edaran;
(4) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah
lambang negara/logo lembaga, ditulis dengan huruf
kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara
simetris;
(5) kata “tentang”, yang dicantumkan di bawah kata surat
edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(6) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris di bawah kata “tentang”.
b) Batang Tubuh, terdiri dari:
(1) Latar belakang tentang perlunya dibuat surat edaran;
(2) Maksud dan tujuan dibuatnya surat edaran;
(3) Ruang lingkup diberlakukannya surat edaran;
(4) Peraturan perundang - undangan atau naskah dinas lain
yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(5) Isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap
mendesak; dan
(6) Penutup.
- 19 -
c) Kaki, ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal penetapan;
(2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis
dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca koma dengan
perataan teks rata tengah ( center ) ;
(3) tanda tangan pejabat penandatangan;
(4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis
dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar, dengan
perataan teks rata tengah (center);
(5) cap dinas (jika tidak ditandatangani secara elektronik);
dan
(6) tembusan ditempatkan di sebelah kiri, apabila
diperlukan.
- 20 -
2) Tampilan Susunan Surat Edaran:
- 21 -
- 22 -
d. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
Merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan
peraturan perundang - undangan yang berisi serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan. Ditetapkan oleh pimpinan tinggi
madya, pimpina n tinggi pratama dan pimpinan satuan kerja
mandiri. Ketentuan mengenai jenis, susunan dan bentuk,
dokumen, dan penetapan standar operasional prosedur
administrasi pemerintahan diatur sesuai dengan peraturan menteri
yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang aparatur
negara tentang pedoman penyusunan standar operasional prosedur
administrasi pemerintahan.
2. Naskah Dinas Penetapan
Merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh Kepala ANRI atau
pejabat pimpinan tinggi madya yang menerima pendelegasian
wewenang untuk bertindak atas nama Kepala ANRI dalam
penyelenggaraan pemerintahan, berbentuk Keputusan dengan
ketentuan sebagai ber ikut:
a) Susunan Keputusan:
1) Kepala, terdiri dari:
(a) kop, menggunakan lambang negara, yang disertai nama
lembaga dengan huruf kapital secara simetris;
(b) kata “keputusan” dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(c) nomor keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(d) kata penghubung “tentang”, ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(e) judul keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan
(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan,
ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri
dengan tanda baca koma.
2) Konsiderans, terdiri dari:
- 23 -
a) kata “Menimbang”, yaitu konsiderans yang memuat
alasan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya
keputusan; dan
b) kata “Mengingat”, yaitu konsiderans yang memuat
peraturan perundang - undangan sebagai dasar
pengeluaran keputusan.
3) Diktum, terdiri dari:
a) dimulai dengan kata “memutuskan” yang ditulis dengan
huruf kapital dan diikuti kata “menetapkan” di tepi kiri
dengan huruf awal kapital;
b) isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata
“menetapkan” yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
c) untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi
dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan
perundang - undangan.
4) Batang Tubuh, sistematika dan cara penulisan bagian batang
tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan
peraturan, tetapi isi keputusan diuraikan bukan dalam pasal -
pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum
kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya.
5) Kaki, ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dari:
a) tempat dan tanggal penetapan keputusan;
b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital, diakhiri tanda baca koma dengan perataan
teks rata tengah ( center ) ;
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan;
d) nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan,
yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar, dengan perataan teks rata tengah ( center );
- 24 -
b) Tampilan Susunan Keputusan:
- 25 -
3. Naskah Dinas Penugasan, merupakan Naskah Dinas yang dibuat
oleh pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang
diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.
Dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang
berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu
Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama dan
pimpinan satuan kerja mandir i. Naskah Dinas Penugasan berbentuk
Surat Perintah, dengan ketentuan:
a) Susunan Surat Perintah:
1) Kepala, terdiri dari:
(a) Kop dinas ANRI;
(b) kata “surat perintah”, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; dan
(c) nomor, berada di bawah tulisan surat perintah.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
(a) Konsiderans, memuat alasan ditetapkannya Surat
Perintah. Dimulai dengan kata “menimbang” yang berada
pada sisi kiri margin dan diakhiri dengan tanda baca titik
dua (:), memuat pokok pikiran ditetapkannya Surat
Perintah dimana tiap pokok pikiran diawali den gan huruf
abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali
dengan kata “bahwa” dan diakhiri dengan tanda baca titik
koma;
(b) Dasar, memuat ketentuan yang dijadikan landasan
ditetapkannya Surat Perintah. Dituliskan sejajar dengan
kata “menimbang” dengan tanda baca titik dua (:) diawali
dengan angka bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan
tanda baca titik koma;
3) Diktum, dimulai dengan kata “memberi perintah”, ditulis
dengan huruf awal kapital secara simetris dengan tanda baca
titik dua (:), diikuti kata “kepada” dengan tanda baca titik dua
(:) di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang
mendapat tugas dan di bawah kata “kepada” ditulis kata
“untuk” dengan tanda baca titik dua (:) yang berisi tentang hal
yang harus dilaksanakan. Dalam hal tugas merupakan tugas
kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam
lampiran yang terdiri atas kolom nomor u rut, nama, Nomor
- 26 -
Induk Pegawai, pangkat/golongan, jabatan, dan keterangan.
Halaman lampiran tetap ditandatangani baik pada media
rekam kertas maupun elektronik.
4) Kaki, ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari:
(a) tempat dan tanggal surat perintah;
(b) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf kapital pada setiap awal kata, diakhiri tanda
baca koma dengan perataan teks rata tengah ( center );
(c) tanda tangan pejabat yang memberi perintah;
(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat
perintah, yang ditulis dengan huruf kapital pada setiap
awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan perataan
teks rata tengah (center);
(e) pejabat yang dapat menandatangani Surat Perintah atas
namanya sendiri hanya Kepala ANRI;
(f) cap dinas (jika tidak ditandatangani secara elektronik);
(g) tembusan (jika diperlukan) berada pada sisi kiri bawah
margin dan diikuti tanda baca titik dua (:).
- 27 -
b) Tampilan Susunan Surat Perintah:
- 28 -
- 29 -
c) Tampilan Susunan Surat Perintah bagi Satuan Kerja Mandiri:
- 30 -
- 31 -
B. Naskah Dinas Korespondesi, terdiri atas:
1. Naskah Dinas Korespondensi Internal, berbentuk:
a. Nota Dinas
Merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal
antar pejabat di lingkungan ANRI. Ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang,
dan tanggung jawabnya yaitu pimpinan tinggi madya, pimpinan
tinggi pratama dan pimpinan satuan kerja mandiri. Untuk
Penandatanganan oleh pejabat administrator, pengawas, dan
pejabat fungsional yan g diperankan menjalankan fungsi
manajemen seperti koordinator/ketua tim dan/atau yang
disetarakan, dilakukan terbatas di lingkungan internal unit kerja
setingkat eselon duanya dengan tetap memperhatikan tingkatan
jenjang koordinasi di atasnya. Adapun keten tuannya sebagai
berikut:
1) Susunan Nota Dinas:
a) Kepala, terdiri dari:
(1) kop nota dinas terdiri dari nama lembaga dan nama
unit kerja, yang ditulis dengan huruf Arial ukuran 16
secara kapital, tebal, dan simetris di tengah atas;
(2) kata “nota dinas”, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(3) kata “nomor”, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris, berisi kode klasifikasi, nomor urut, dan
tahun;
(4) kata “yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital,
diikuti dengan tanda baca titik dua (:), diisi dengan
nama jabatan yang merupakan tujuan Nota Dinas,
tanpa diakhiri tanda baca;
(5) kata “dari”, yang ditulis dengan huruf awal kapital,
diikuti dengan tanda baca titik dua (:), diisi dengan
nama jabatan yang menandatangani Nota Dinas,
tanpa diakhiri tanda baca;
(6) kata “hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital,
diikuti dengan tanda baca titik dua (:), diisi dengan
informasi singkat pokok Nota Dinas yang ditulis
dengan huruf kapital pada awal kata setiap unsurnya,
- 32 -
tanpa diakhiri tanda baca;
(7) kata “tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital,
diikuti dengan tanda baca titik dua (:), diisi tanggal,
bulan, dan tahun, tanpa diakhiri tanda baca; dan
(8) kata “lampiran” (jika diperlukan), yang ditulis dengan
huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik dua
(:), diisi jumlah lampiran, tanpa diakhiri tanda baca.
b) Batang Tubuh, terdiri dari:
(1) Alinea pembuka, diawali dengan kalimat:
“Sehubungan dengan............”;
(2) Alinea isi, merupakan ide pokok yang ingin
disampaikan secara singkat, padat, dan jelas;
(3) Alinea penutup, dengan menggunakan kalimat: “Atas
perhatian dan perkenan Bapak/Ibu/Saudara/i, kami
mengucapkan terima kasih”.
c) Kaki, terletak di bagian kanan bawah terdiri dari nama
jabatan diakhiri tanda baca koma dengan perataan teks
rata tengah ( center ), tanda tangan pejabat, nama lengkap
pejabat tanpa gelar yang ditulis dengan huruf kapital pada
setiap awal kata dengan perataan teks rata tengah (center);
dan
d) Tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah margin
dan diikuti tanda baca titik dua (:).
- 33 -
2) Tampilan Susunan Nota Dinas:
- 34 -
b. Memorandum
Merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh Pejabat yang
berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan
informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah,
menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat
kedinasan. Ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI,
pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama, pimpinan
satuan kerja mandiri, admini strator, dan pengawas, dengan
ketentuan sebagai berikut:
1) Susunan Memorandum:
a) Kepala, terdiri dari:
(1) kop Memorandum berisi tulisan Arsip Nasional
Republik Indonesia dan di bawahnya ditulis nama unit
kerja dengan huruf Arial ukuran 16 secara kapital,
tebal, dan simetris di tengah atas;
(2) kata “memorandum” ditulis secara simetris dibawah
kop Naskah Dinas dengan huruf kapital;
(3) kata “nomor”, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris, berisi nomor urut, kode klasifikasi, dan
tahun;
(4) kata “yth.”, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti
dengan tanda baca titik dua (:), diisi dengan nama
jabatan yang merupakan tujuan Memorandum, tanpa
diakhiri tanda baca;
(5) kata “hal”, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti
dengan tanda baca titik dua (:), diisi dengan informasi
singkat pokok Memorandum yang ditulis dengan
huruf kapital pada awal kata setiap unsurnya, tanpa
diakhiri tanda baca;
b) Batang Tubuh, terdiri dari:
(1) alinea pembuka, diawali dengan kalimat:
“Sehubungan dengan............”;
(2) alinea isi, merupakan ide pokok yang ingin
disampaikan secara singkat, padat, dan jelas;
(3) alinea penutup, dengan menggunakan kalimat: “Atas
perhatian dan kerja sama Saudara/i, kami
- 35 -
mengucapkan terima kasih”.
c) Kaki, terletak di bagian kanan bawah terdiri dari:
(1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya
Memorandum;
(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani
Memorandum ditulis dengan huruf kapital pada setiap
awal kata, diakhiri tanda baca koma dengan perataan
teks rata tengah ( center );
(3) tanda tangan pejabat;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani
Memorandum, yang ditulis dengan huruf kapital pada
setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan
perataan teks rata tengah (center);
(5) tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah
margin dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:).
2) Tampilan Susunan Memorandum.
- 36 -
c. Disposisi
Merupakan sarana yang digunakan oleh pimpinan untuk
memberikan wewenang dan tugas kepada bawahan dalam
bentuk perintah atau instruksi secara singkat dan jelas guna
menindaklanjuti dan/atau menyelesaikan naskah dinas yang
diterima dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Disposisi dimaksudkan agar pimpinan tidak menulis
perintah/instruksinya pada Naskah Dinas.
2) Disposisi menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas
pengantar sehingga tidak dapat dipisahkan dengan Naskah
Dinas baik untuk kepentingan pemberkasan maupun
penyusutan a rsip.
3) Disposisi dibuat dalam bentuk formulir dengan ukuran 21,5
cm x 16,5 cm (dua puluh satu koma lima dikali enam belas koma
lima centi meter) (setengah halaman F4) .
4) Tampilan susunan Disposisi
A. Nomor Agenda ...
Tanggal Naskah ...
Masuk ke TU ...
Tgl, No. Naskah : ...
Asal Naskah : ...
Isi Informasi Naskah : ...
B DITERUSKAN KEPADA ISI DISPOSISI PARAF/TANGGAL
 (Unit Kerja)...  Selesaikan/Tindaklanjuti ...
 (Unit Kerja)...  Saran/Pendapat ...
 (Unit Kerja)...  Koordinasikan
 ...  Pelajari/Kaji
 dst...  Wakili/Hadiri
 Pantau
 Untuk Menjadi Perhatian
 File
 dst..
SIFAT:  SANGAT SEGERA  RAHASIA
 SEGERA  BIASA
C CATATAN LAIN:
...
D BATAS WAKTU PENYELESAIAN:
...
d. Surat Undangan Internal
Merupakan naskah dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai di lingkungan ANRI untuk menghadiri suatu
acara kedinasan tertentu antara lain dan tidak terbatas pada
rapat, upacara, atau forum grup diskusi. ditandatangani oleh
pejabat sesuai dengan tug as, fungsi, wewenang, dan tanggung
jawabnya, yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan
tinggi pratama, dan pimpinan satuan kerja mandiri, dengan
ketentuan sebagai berikut:
1) Susunan Surat Undangan Internal:
a) Kepala, terdiri dari:
(1) Kop, berisi tulisan Arsip Nasional Republik Indonesia
dan dibawahnya ditulis nama unit kerja dengan huruf
Arial ukuran 16 secara kapital, tebal, dan simetris di
tengah atas;
(2) nomor, sifat (berisi klasifikasi keamanan akses arsip
dinamis: biasa/terbuka, terbatas, rahasia, atau
sangat rahasia), lampiran, dan hal, berada pada sisi
kiri margin kop Surat Undangan Internal diikuti tanda
baca titik dua (:);
(3) tempat dan tanggal pembuatan Surat Undangan
Intern, berada pada sisi kanan margin sejajar dengan
nomor; dan
(4) kata “yth.”,berada di bawah hal, diikuti dengan nama
jabatan, dan unit kerja yang dituju (jika diperlukan).
Apabila lebih dari 1, maka daftar nama undangan
dapat dicantumkan pada lampiran, berupa tabel berisi
nama pegawai/pejabat yang diundang dengan
memua t nomor, nama, jabatan dan unit kerja dengan
tetap ditandatangani pejabat penanda tangan baik
pada media rekam kertas maupun elektronik.
b) Batang Tubuh, terdiri dari:
(1) alinea pembuka, diawali dengan kalimat:
“Sehubungan dengan............”;
(2) isi, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan
acara; dan
(3) alinea penutup, dengan menggunakan kalimat: “Atas
- 38 -
perhatian dan perkenan Bapak/Ibu/Saudara/i, kami
mengucapkan terima kasih”.
c) Kaki, terletak di bagian kanan bawah terdiri dari:
(1) nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital
diakhiri tanda baca koma dengan perataan teks rata
tengah ( center ) ;
(2) tanda tangan pejabat; dan
(3) nama lengkap pejabat, yang ditulis dengan huruf
kapital pada setiap awal kata tanpa mencantumkan
gelar, dengan perataan teks rata tengah (center);
(4) tembusan berada pada sisi kiri bawah margin diikuti
tanda baca titik dua (:), memuat nama jabatan pejabat
penerima (jika ada).
2) Tampilan Susunan Surat Undangan Internal:
- 39 -
2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
Naskah dinas korespondensi eksternal berbentuk Surat Dinas,
merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar ANRI.
Ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang,
dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI dan pimpinan tinggi
madya. Untuk penandatanganan Surat Dinas oleh pimpinan satuan
kerja mandiri d an pimpinan tinggi pratama disertai dengan
menyampaikan tembusan kepada pimpinan tinggi madya di atasnya
atau yang mengkoordinasikannya. Adapun ketentuannya sebagai
berikut:
a. Susunan Surat Dinas:
1) Kepala, terdiri dari:
a) Kop, jika ditandatangani sendiri atau atas nama Kepala
- 40 -
ANRI menggunakan lambang negara, yang diikuti tulisan
Arsip Nasional Republik Indonesia dengan huruf kapital
secara simetris dan jika ditandatangani oleh pejabat
selain Kepala ANRI menggunakan kop dinas ANRI;
b) nomor, sifat (berisi klasifikasi keamanan akses arsip
dinamis: biasa/terbuka, terbatas, rahasia, atau sangat
rahasia), lampiran, dan hal, berada pada sisi kiri margin
di bawah kop Surat Dinas dengan menggunakan huruf
awal kapital dan diikuti tanda baca tit ik dua (:);
c) tempat dan tanggal pembuatan surat, berada di sebelah
kanan atas sejajar dengan nomor;
d) kata yth., berada dibawah hal, diikuti dengan nama
jabatan dan/atau nama pejabat yang dituju. Penulisan
nama instansi yang dituju tidak boleh disingkat; dan
e) alamat surat, berada dibawah yth., dan hanya
mencantumkan nama kota tujuan.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
a) Alinea pembuka, diawali dengan kalimat: “Sehubungan
dengan............”;
b) Alinea isi, merupakan ide pokok yang ingin disampaikan
secara singkat, padat, dan jelas;
c) Alinea penutup, dengan menggunakan kalimat: “Atas
perhatian dan perkenan Bapak/Ibu/Saudara/i, kami
mengucapkan terima kasih”.
3) Kaki, terletak di bagian kanan bawah, terdiri dari:
a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma dengan perataan teks rata tengah
( center );
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat, yang ditulis dengan huruf kapital
pada setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan
perataan teks rata tengah ( center );
d) cap dinas, jika tidak ditandatangani secara elektronik;
e) tembusan berada pada sisi kiri bawah margin diikuti
tanda baca titik dua (:), memuat nama jabatan pejabat
penerima (jika ada).
- 41 -
b. Tampilan Susunan Surat Dinas:
- 42 -
- 43 -
c. Tampilan Susunan Surat Dinas Bagi Satuan Kerja Mandiri:
- 44 -
C. Naskah Dinas Khusus, berbentuk:
1. Surat Perjanjian
Merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang
sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih
untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama Surat Perjanjian meliputi:
a. Surat Perjanjian Dalam Negeri
Merupakan kerja sama antar lembaga di dalam negeri, baik di
tingkat pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk
kesepahaman bersama, perjanjian kerja sama, atau bentuk lain.
Dilakukan antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat
maupun daerah dibuat dan ditandatangani oleh Kepala ANRI dan
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, sesuai dengan tugas, wewenang,
dan tang gung jawabnya, dengan ketentuan:
1) Susunan Perjanjian Dalam Negeri:
a) Kepala, terdiri dari:
(1) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan
secara simetris, atau logo (untuk non - pejabat negara)
yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas,
disesuaikan dengan penyebutan nama lembaga;
(2) Judul Perjanjian, ditulis kapital dan simetris;
(3) Nomor, ditulis kapital dan simetris.
b) Batang Tubuh, memuat materi perjanjian, antara lain
tujuan kerjasama, ruang lingkup kerjasama, pelaksanaan
kegiatan, pembiayaan, penyelesaian perselisihan,
penutup dan hal - hal lain yang menjadi kesepakatan para
pihak.
c) Kaki, memuat nama penanda tangan para pihak yang
mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang
perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan
perundang - undangan.
- 45 -
2) Tampilan Susunan Perjanjian Dalam Negeri:
- 46 -
b. Surat Perjanjian Luar Negeri atau Perjanjian Internasional
Merupakan, perjanjian dalam bentuk dan nama tertentu, yang
diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis
serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik.
Dapat dilakukan dengan satu negara atau lebih, organisasi
internasional, ata u subjek hukum internasional lain berdasarkan
kesepakatan dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan
perjanjian tersebut dengan iktikad baik. Ketentuan mengenai
penandatanganan, pengesahan, pertukaran dokumen
perjanjian/nota diplomatik, cara - cara lain sebagaimana
disepakati para pihak dalam perjanjian internasional diatur
- 47 -
sesuai dengan undang - undang tentang Perjanjian Internasional.
2. Surat Kuasa
Merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada
badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain
dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu
dalam rangka kedinasan. Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya,
pimpinan tinggi pra tama, pimpinan satuan kerja mandiri, pejabat
administrator, dan pengawas, sesuai dengan tugas, wewenang dan
tanggungjawabnya berwenang membuat dan menandatangani Surat
Kuasa, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Susunan Surat Kuasa:
1) Kepala, terdiri dari:
a) kop dinas ANRI;
b) judul surat kuasa ditulis kapital dan simetris;
c) nomor surat kuasa ditulis kapital dan simetris.
2) Batang Tubuh, memuat materi yang dikuasakan.
3) Kaki, memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun
pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang
berkepentingan, dan dibubuhi meterai sesuai dengan
peraturan perundang - undangan, serta cap dinas (jika tidak
ditandatangani secara elektronik).
- 48 -
b. Tampilan Susunan Surat Kuasa:
- 49 -
c. Tampilan Susunan Surat Kuasa Bagi Satuan Kerja Mandiri:
3. Berita Acara
Merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa
telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu
yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi, dapat
disertai lampiran. Ditandatangani oleh Kepala ANRI, pejabat
pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, pimpinan
satua n kerja mandiri, pejabat administrator, pengawas dan pejabat
pejabat fungsional yang diperankan menjalankan fungsi manajemen
seperti koordinator/ketua tim dan/atau yang disetarakan, sesuai
tugas, tanggung jawab dan wewenangnya, dengan ketentuan sebagai
be rikut:
a. Susunan Berita Acara:
- 50 -
1) Kepala, terdiri dari:
a) kop dinas ANRI;
b) judul berita acara ditulis kapital dan simetris;
c) nomor berita acara ditulis kapital dan simetris.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan
para pihak yang membuat berita acara;
b) substansi berita acara;
c) keterangan yang menyebutkan adanya lampiran (jika ada);
dan
d) penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat
dengan sebenar - benarnya.
3) Kaki, memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama
jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi.
Khusus untuk berita acara penyerahan arsip statis,
menggunakan materai sesuai ketentuan peraturan
perundangan.
- 51 -
b. Tampilan Susunan Berita Acara:
- 52 -
c. Tampilan Susunan Berita Acara Bagi Satuan Kerja Mandiri:
- 53 -
4. Surat Keterangan
Merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal,
peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan.
Ditandatangani oleh Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan
tinggi pratama, pejabat administrator, pengawas, dan pejabat
fungsional yang diperankan menjalankan fungsi manajemen seperti
koordinator/ketua tim dan/atau yang disetarakan, sesuai tugas,
tanggung jawab dan wewenangnya, dengan ketentuan sebagai
b erikut:
a. Susunan Surat Keterangan:
1) Kepala, terdiri dari:
a) kop dinas ANRI;
b) judul surat keterangan ditulis kapital dan simetris;
c) nomor surat keterangan ditulis kapital dan simetris.
2) Batang Tubuh, memuat pejabat yang menerangkan mengenai
sesuatu hal, peristiwa, atau tentang seseorang yang
diterangkan, maksud dan tujuan diterbitkannya surat
keterangan.
3) Kaki, terletak di bagian kanan bawah, terdiri dari:
a) keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun;
b) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma dengan perataan teks rata tengah (center);
c) tanda tangan pejabat;
d) nama lengkap pejabat, yang ditulis dengan huruf kapital
pada setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan
perataan teks rata tengah (center);
e) cap dinas (jika tidak ditandatangani secara elektronik).
- 54 -
b. Tampilan Susunan Surat Keterangan:
- 55 -
c. Tampilan Susunan Surat Keterangan Bagi Satuan Kerja Mandiri:
- 56 -
5. Surat Pengantar, merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah. Ditandatangani
oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya. Penandatanganan pejabat
pengirim meliputi pejabat administrator, pengawas, pejabat
fungsional yang diperankan menjalankan fungsi manajemen seperti
koordinator/ketua tim dan/atau yang disetarakan, dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. Susunan Surat Pengantar:
1) Kepala, terdiri dari:
a) kop surat pengantar memuat nama lembaga dan alamat
ditulis kapital, tebal, dan simetris tanpa logo dengan
huruf Arial ukuran 16 untuk nama lembaga/satuan kerja
mandiri dan ukuran 8 untuk alamat;
b) tempat dan tanggal pada sisi kanan atas;
c) nama jabatan dan alamat yang dituju pada sisi kiri atas;
dan
d) judul surat pengantar yang ditulis kapital secara simetris;
e) nomor surat pengantar yang ditulis kapital secara
simetris.
2) Batang Tubuh, dalam bentuk kolom memuat:
a) nomor urut;
b) jenis yang dikirim;
c) banyaknya naskah/barang; dan
d) keterangan.
3) Kaki, terdiri dari:
a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:
(1) nama jabatan pembuat pengantar;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP; dan
(4) cap dinas (jika tidak ditandatangani secara
elektronik).
b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:
(1) tanggal penerimaan.
(2) nama jabatan penerima;
(3) tanda tangan;
(4) nama dan NIP;
- 57 -
(5) cap dinas (jika tidak ditandatangani secara
elektronik);
(6) nomor telepon/faksimile.
b. Tampilan Susunan Surat Pengantar:
- 58 -
c. Tampilan Susunan Surat Pengantar Bagi Satuan Kerja Mandiri:
6. Pengumuman, merupakan Naskah Dinas yang memuat
pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua
pejabat/pegawai/perseorangan/lembaga baik di dalam maupun di
luar lembaga. Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau
pejabat lain yang ditunjuk. Untuk Pengumuman di lingkungan ANRI
pe jabat yang berwenang menandatangani Pengumuman adalah
Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama dan
pimpinan satuan kerja mandiri, sedangkan untuk Pengumuman di
luar ANRI pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani
Pengumuman adalah Kepala ANRI dan pimpinan tinggi madya,
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Susunan Pengumuman:
- 59 -
1) Kepala, terdiri dari:
(a) kop dinas ANRI;
(b) tulisan Pengumuman menggunakan huruf kapital secara
simetris di bawah kop;
(c) tulisan nomor menggunakan huruf kapital secara simetris
di bawah tulisan Pengumuman;
(d) kata tentang, dicantumkan di bawah tulisan nomor,
menggunakan huruf kapital secara simetris;
(e) rumusan judul Pengumuman,berada di bawah kata
tentang menggunakan huruf kapital secara simetris.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
(a) alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman;
(b) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan Pengumuman;
(c) pemberitahuan tentang hal tertentu.
3) Kaki, terdiri dari:
(a) tempat dan tanggal penetapan;
(b) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma dengan perataan teks rata tengah ( center );
(c) tanda tangan pejabat;
(d) nama lengkap pejabat, yang ditulis dengan huruf kapital
pada setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan
perataan teks rata tengah ( center );
(e) cap dinas (jika tidak ditandatangani secara elektronik).
- 60 -
b. Tampilan Susunan Pengumuman:
- 61 -
c. Tampilan Susunan Pengumuman Bagi Satuan Kerja Mandiri:
7. Laporan
Merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu. Wewenang
pembuatan laporan dilakukan dan ditandatangani oleh pejabat/staf
yang diberi tugas, meliputi Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya,
pimpinan tinggi pratama, pejabat administrator, pengawas, pejabat
fungsional yang diperankan menjalankan fun gsi manajemen seperti
koordinator/ketua tim dan/atau yang disetarakan, pejabat
fungsional dan pelaksana, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Susunan Laporan:
1) Kepala, terdiri dari:
a) Kop dinas ANRI;
- 62 -
b) Judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan
diletakkan secara simetris.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
a) Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud
dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika laporan;
b) Materi laporan, yang terdiri atas kegiatan yang
dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal
lain yang perlu dilaporkan;
c) Simpulan dan saran, sebagai bahan masukan dan
pertimbangan; dan
d) Penutup, yang merupakan akhir laporan, memuat
harapan/permintaan arahan/ucapan terima kasih.
3) Kaki, ditempatkan di sebelah kanan bawah dan terdiri dari:
a) tempat dan tanggal pembuatan Laporan;
b) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma dengan perataan teks rata tengah
(center);
c) tanda tangan;
d) nama lengkap pejabat, yang ditulis dengan huruf kapital
pada setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan
perataan teks rata tengah (center).
- 63 -
b. Tampilan Susunan Laporan:
- 64 -
c. Tampilan Susunan Laporan Bagi Satuan Kerja Mandiri:
8. Telaah Staf
Merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf
yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan
dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan,
meliputi Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi
pratama, pejabat administr ator, pengawas, pejabat fungsional yang
diperankan menjalankan fungsi manajemen seperti
koordinator/ketua tim dan/atau yang disetarakan, pejabat
fungsional dan pelaksana, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Susunan Telaah Staf:
1) Kepala, terdiri dari:
- 65 -
a) judul Telaah Staf ditulis kapital dan diletakkan secara
simetris di tengah atas;
b) uraian singkat tentang permasalahan.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
a) persoalan, memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
persoalan yang akan dipecahkan;
b) praanggapan, memuat dugaan yang beralasan,
berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai
dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan
kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;
c) fakta yang mempengaruhi,memuat fakta yang merupakan
landasan analisis dan pemecahan persoalan;
d) analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap
persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan
dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang
mungkin atau dapat dilakukan;
e) simpulan, memuat intisari hasil telaahan, yang
merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan
f) tindakan yang disarankan, memuat secara ringkas dan
jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan
yang dihadapi.
3) Kaki, ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri dari:
a) tempat dan tanggal;
b) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma dengan perataan teks rata tengah
(center);
c) tanda tangan;
d) nama lengkap pejabat, yang ditulis dengan huruf kapital
pada setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan
perataan teks rata tengah ( center ); dan
e) daftar lampiran (jika diperlukan).
- 66 -
b. Tampilan Susunan Telaah Staf:
9. Notula
Merupakan catatan singkat (ringkas) mengenai jalannya persidangan
atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Ditandatangani oleh notulis dan atasan yang mengikuti rapat,
meliputi pimpinan tinggi pratama, pejabat administrator, pengawas,
pejabat fungsional yang diperankan menjalankan fungsi manajemen
seperti koordinator/ketua tim dan/atau yang disetarakan, pejabat
fungsional dan pela ksana, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Susunan Notula:
1) Kepala, terdiri dari:
a) Kop dinas ANRI;
b) Judul notula ditulis kapital dan simetris.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
- 67 -
a) dasar, berisi surat undangan yang mendasari pelaksanaan
rapat;
b) waktu dan tempat, berisi waktu dan tempat pelaksanaan
rapat;
c) agenda, berisi pokok pembahasan rapat secara singkat;
d) peserta, berisi daftar peserta;
e) pelaksanaan rapat, berisi uraian mengenai pembukaan,
pembahasan dan kesimpulan.
3) Kaki, terdiri dari:
a) Pada bagian kanan bawah memuat tempat dan tanggal,
kata "Notulis" diikuti tanda baca koma, tanda tangan,
nama Notulis tanpa gelar dengan perataan teks rata tengah
( center );
b) Pada bagian kiri bawah memuat kata “Mengetahui” nama
jabatan (atasan notulis yang mengikuti rapat) dengan tanda
koma, tanda tangan, nama lengkap pejabat tanpa gelar
dengan perataan teks rata tengah ( center );
- 68 -
b. Tampilan Susunan Notula:
- 69 -
c. Tampilan Susunan Notula bagi Satuan Kerja Mandiri:
- 70 -
10. Sambutan Tertulis Kepala ANRI
Merupakan Naskah Dinas yang berisi penyampaian pikiran atau
wacana kebijakan ANRI di depan khalayak atau seluruh jajaran ANRI
oleh Kepala ANRI atau pejabat yang mewakili. Ditandatangani oleh
Kepala ANRI, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Susunan Sambutan Tertulis Kepala ANRI:
1) Kepala, terdiri dari:
a) kop berupa lambang negara, yang disertai nama lembaga
dengan huruf kapital secara simetris;
b) judul Sambutan Tertulis Kepala ANRI diikuti kata “pada”
dan “di”, ditulis kapital dan simetris;
c) tanggal, bulan dan tahun.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
a) daftar pejabat yang diundang;
b) isi sambutan.
3) Kaki, terletak di bagian kanan bawah, terdiri dari:
a) nama jabatan Kepala ANRI diakhiri tanda baca koma
dengan perataan teks rata tengah ( center );
b) tanda tangan;
c) nama lengkap pejabat, yang ditulis dengan huruf kapital
pada setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan
perataan teks rata tengah (center).
- 71 -
b. Tampilan Susunan Sambutan Tertulis Kepala ANRI:
- 72 -
11. Siaran Pers
Merupakan Naskah Dinas yang berisi bahan berita mengenai
kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan ANRI atau kegiatan
yang akan dan telah dilaksanakan oleh ANRI sebagai bahan
penulisan wartawan. Ditandatangani oleh pimpinan tinggi pratama
pada unit kerja yang me mpunyai tugas dan fungsi kehumasan,
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Susunan Siaran Pers:
1) Kepala, terdiri dari:
a) kop dinas ANRI;
b) judul Siaran Pers ditulis kapital dan simetris;
c) nomor berada simetris dibawah Siaran Pers menggunakan
huruf kapital;
d) tempat dan tanggal ditulis kapital dan simetris;
e) kata “tentang” ditulis simetris dan kapital.
2) Batang Tubuh, memuat informasi dan kebijakan ANRI yang
harus diketahui oleh publik melalui pemberitaan media massa.
3) Kaki, terdiri dari:
a) Penanggung jawab yang ditulis di sebelah kanan bawah
meliputi:
(1) nama jabatan pimpinan unit kerja yang mempunyai
tugas dan fungsi kehumasan, ditulis dengan huruf awal
kapital, diakhiri tanda baca koma dengan perataan teks
rata tengah ( center);
(2) tanda tangan pimpinan unit kerja;
(3) nama pimpinan unit kerja, yang ditulis dengan huruf
kapital pada setiap awal kata tanpa mencantumkan
gelar, dengan perataan teks rata tengah (center);
b) Nomor kontak informasi lebih lanjut di sebelah kiri bawah
meliputi:
(1) nama pejabat atau staf yang dapat dihubungi;
(2) nomor telepon yang dapat dihubungi.
- 73 -
b. Tampilan Susunan Siaran Pers:
12. Sertifikat
Merupakan pernyataan tertulis dari pejabat yang berwenang yang
diberikan kepada seseorang atau lembaga karena
keikutsertaannya/perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan
sebagai alat bukti yang sah. Ditandatangani oleh Kepala ANRI,
pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama dan pimpinan
satuan kerja mandiri sesuai dengan fungsi, tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya, dengan ketentuan sebagai ber ikut:
a. Susunan Sertifikat:
1) Kepala, terdiri dari:
a) kop berupa lambang negara/logo ANRI dan tulisan Arsip
Nasional Republik Indonesia diletakkan secara simetris
- 74 -
dan ditulis dengan huruf kapital;
b) sertifikat yang ditandatangani oleh Kepala ANRI atau atas
nama Kepala ANRI menggunakan lambang negara,
sedangkan logo ANRI digunakan untuk selain Kepala
ANRI; dan
c) judul sertifikat.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
a) nama yang diberi sertifikat dan keterlibatan/perannya
dalam kegiatan yang diadakan;
b) judul kegiatan;
c) masa berlaku/tanggal pelaksanaan kegiatan.
3) Kaki, terletak di bagian bawah tengah terdiri dari:
a) nama kota tempat penandatanganan;
b) tanggal saat penandatanganan;
c) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma dengan perataan teks rata tengah
(center);
d) tanda tangan;
e) nama pejabat, ditulis dengan huruf kapital pada setiap
awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan perataan
teks rata tengah (center);
f) cap lambang negara/cap dinas (apabila tidak
ditandatangani secara elektronik).
b. Format Khusus Sertifikat:
1) Jenis huruf yang digunakan adalah:
a) Untuk nama lembaga di bawah lambang negara dan logo
ANRI adalah Tahoma ukuran 16 dicetak tebal dengan
huruf kapital warna hitam;
b) Untuk kata “Sertifikat” adalah Vivaldi ukuran 55 dicetak
tebal warna emas dibawah lambang negara dan hitam
dibawah logo ANRI;
c) Untuk kata “Nomor” adalah Tahoma ukuran 16;
d) Untuk kata “Diberikan Kepada” adalah Tahoma ukuran
18;
e) Untuk “nama” adalah Century ukuran ukuran 26 dicetak
tebal;
f) Untuk frasa “Atas partisipasinya sebagai ... dalam acara”
- 75 -
adalah Tahoma ukuran 14;
g) Untuk nama acara adalah Bodoni MT Condensed ukuran
30;
h) Untuk frasa “yang dilaksanakan pada tanggal ... - ... di”
adalah Tahoma ukuran 14;
i) Untuk bagian kaki adalah Tahoma ukuran 12.
2) Ketentuan tata letak dengan orientasi landscape.
c. Tampilan Susunan Sertifikat:
- 76 -
Khusus untuk Sertifikat Akreditasi, Kompetensi Kearsipan dan
Pelatihan Kearsipan mengikuti ketentuan sebagai berikut:
1) Sertifikat Akreditasi Kearsipan:
Tahoma,24, Kapital, Cetak tebal,
Warna Hitam
Emboss
Vivaldi, 80, Cetak tebal, Warna Emas Poly Emas
Tahoma, 24
Tahoma, 18
Tahoma, 20 Cetak tebal
Tahoma, 22 Cetak Tebal
Tahoma,18
Tahoma, 22, Cetak Tebal
Tahoma, 18
Emboss logo
sesuai kualifikasi Tahoma, 18
akreditasi yang
diperoleh
2) Sertifikat Kompetensi Kearsipan:
Tahoma,16, Kapital, Cetak tebal,
Warna Hitam
Vivaldi, 30, Cetak tebal, Warna
Emas
Tahoma, 14
Century, 22, Cetak tebal
Tahoma, 14
Bodoni MT Condensed, 30,
Cetak tebal
Tahoma, 16
Tahoma, 14
Tahoma, 12
- 77 -
Tahoma, 20, Kapital
Tahoma, 20
Tahoma, 12
3) Sertifikat Pelatihan Kearsipan:
Tahoma,16, Kapital, Cetak tebal,
Warna Hitam
Vivaldi, 55, Cetak tebal, Warna
Hitam
Tahoma, 16
Tahoma, 18
Century, 26, Cetak tebal
Tahoma, 14
Bodoni MT Condensed, 30,
..Nama Pelatihan.. Cetak tebal
Tahoma, 14
Tahoma, 12
Tahoma, 20, Kapital
MATERI PELATIHAN
Tahoma, 12
- 78 -
13. Surat Tanda Tamat Pelatihan (STTP)
merupakan suatu bukti yang sah bahwa seseorang telah selesai atau
lulus mengikuti pelatihan kearsipan. Ditandatangani oleh Kepala
ANRI, pimpinan tinggi madya dan pimpinan tinggi pratama, sesuai
dengan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya, dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. Susunan STTP:
1) Kepala, terdiri dari:
a) kop berupa logo ANRI dan nama lembaga diletakkan
secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) tulisan Surat Tanda Tamat Pelatihan dicantumkan di
bawah tulisan Arsip Nasional Republik Indonesia, ditulis
dengan huruf kapital secara simetris dan nomor
dicantumkan di bawahnya.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
a) dasar hukum;
b) identitas peserta;
c) tulisan lulus yang ditulis dengan huruf kapital;
d) nama diklat yang diikuti dan tanggal pelaksanaanya.
3) Kaki, terletak di bagian kanan bawah terdiri dari:
a) tempat dan tanggal;
b) nama jabatan ditulis dengan huruf kapital pada setiap
awal kata, diakhiri tanda baca koma dengan perataan teks
rata tengah (center);
c) tanda tangan;
d) nama lengkap pejabat, yang ditulis dengan huruf kapital
pada setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar, dengan
perataan teks rata tengah ( center );
e) cap dinas (jika tidak ditandatangani secara elektronik).
4) Lampiran, yang berisi materi diklat yang diselenggarakan dan
ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja yang
menyelenggarakan fungsi pelatihan.
b. Format Khusus STTP:
1) Jenis huruf yang digunakan adalah:
a) Untuk nama lembaga di bawah logo ANRI adalah Tahoma
ukuran 16 dicetak tebal dengan huruf kapital;
b) Untuk Frasa “Surat Tanda Tamat Pelatihan” adalah
- 79 -
Bookman Old Style ukuran 20 dicetak tebal dengan huruf
kapital;
c) Untuk kata “Nomor” adalah Tahoma ukuran 10;
d) Untuk bagian batang tubuh dan kaki adalah Tahoma
ukuran 12.
2) Ketentuan tata letak dengan orientasi landscape;
c. Tampilan Susunan STTP:
14. Piagam Penghargaan
Merupakan surat atau tulisan resmi yang berisi pernyataan
pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat
penghormatan. Ditandatangani oleh Kepala ANRI, dengan ketentuan
sebagai berikut:
- 80 -
a. Susunan Piagam Penghargaan:
1) Kepala, terdiri dari:
a) kop berupa lambang negara dan nama lembaga diletakkan
secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) tulisan “Piagam Penghargaan” ditulis dengan huruf kapital
dan dicantumkan di bawah nama Arsip Nasional Republik
Indonesia secara simetris;
c) nomor ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan di
bawah tulisan “Piagam Penghargaan” secara simetris.
2) Batang Tubuh, terdiri dari:
a) dasar dan uraian berisikan pejabat yang memberikan
penghargaan;
b) identitas penerima penghargaan;
c) uraian prestasi keteladanan yang telah dicapai atau
diwujudkan.
3) Kaki, terdiri dari:
a) tempat dan tanggal;
b) nama jabatan disertai tanda baca koma;
c) tanda tangan;
d) nama pejabat;
e) cap lambang negara (jika tidak ditandatangani secara
elektronik).
b. Format Khusus Piagam Penghargaan:
1) Jenis huruf yang digunakan adalah:
a) Untuk nama lembaga di bawah lambang negara adalah
Tahoma ukuran 24 dicetak tebal dengan huruf kapital
warna biru;
b) Untuk kata “Piagam Penghargaan” adalah Vivaldi ukuran
60 warna emas dicetak tebal;
c) Untuk kata “Nomor” adalah Tahoma ukuran 24;
d) Untuk dasar dan uraian berisikan pejabat yang
memberikan penghargaan adalah Tahoma ukuran 20;
e) Untuk “nama” adalah Century ukuran ukuran 36 dicetak
tebal;
f) Untuk uraian prestasi adalah Bodoni MT Condensed
ukuran 32;
g) Untuk frasa “yang dilaksanakan pada tanggal ... - ... di”
- 81 -
dan bagian kaki adalah Tahoma ukuran 20.
2) Ketentuan tata letak dengan orientasi landscape.
c. Tampilan Susunan Penghargaan:
- 82 -
BAB II
PEMBUATAN NASKAH DINAS
A. Lambang Negara atau Logo, meliputi:
1. Lambang Negara berwarna kuning emas, dengan ukuran tinggi 21,50
mm dan lebar 20,24 mm sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang - undangan. Lambang Negara terletak simetris di tengah
kertas yang berjarak 20 mm dari tepi atas kertas dan berada di tengah
tul isan nama lembaga. Tulisan nama lembaga dicetak tebal dan
kapital yang terletak 5 mm di bawah lambang negara dengan jenis
huruf Bookman Old Style ukuran 8;
2. Logo ANRI berwarna degradasi biru dengan ukuran tinggi 21,50 mm
dan lebar 20,24 mm sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Logo ANRI
terletak simetris di tengah kertas yang berjarak 20 mm dari tepi atas
kertas dan berada di tengah tulisan nama lembaga. Tulisan nama
lembaga dicetak tebal dan kapital yang terletak 5 mm di bawah logo
ANRI dengan jenis huruf Gotham Medium ukuran 6;
3. Kop Dinas ANRI berupa logo ANRI dengan ukuran tinggi 21,50 mm
dan lebar 20,24 mm sesuai dengan ketentuan yang berlaku, terletak
di sisi kiri, serta nama dan alamat lembaga/satuan kerja mandiri di
sisi kanan. Nama lembaga ditulis kapital dengan jenis huruf Gotham
Medium ukuran 20 dan alamat lembaga ditulis kapital di setiap awal
kata dengan jenis huruf Verdana berukuran 8. Untuk nama satuan
kerja mandiri ditulis dengan huruf kapital di setiap awal kata dengan
jenis huruf Gotham Medium ukuran 18 dan alamat lembaga ditulis
kapital di setiap awal kata dengan jenis huruf Verdana berukuran 8 .
Kop Dinas ANRI hanya digunakan pada halaman pertama naskah
dinas. Halaman berikutnya (halaman kedua, ketiga dan seterusnya)
hanya mencantumkan tulisan ARSIP NASIONAL REPU BLIK
INDONESIA pada header di sebelah kiri di atas nomor halaman
dengan menggunakan jenis huruf Tahoma ukuran 11 tebal (bold).
B. Penomoran Naskah Dinas.
Penomoran Naskah Dinas di Lingkungan ANRI menggunakan Aplikasi
Umum Bidang Kearsipan Dinamis kecuali ditentukan lain berdasarkan
kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Apabila Aplikasi Umum
Bidang Kearsipan Dinamis terkendala, maka penomoran dilakukan
- 83 -
menggunakan sistem penomoran naskah dinas elektronik dengan
menggunakan kode “S” diawali titik setelah nomor urut (contoh: 1.S) dan
jika sistem penomoran naskah dinas elektronik terkendala maka
penomoran dilakukan secara konvensional dengan menggunakan kod e
“K” diawali titik setelah nomor urut (contoh: 2.K), dengan tetap
terkoordinasi melalui Unit Kearsipan.
1. Penomoran Naskah Dinas Arahan
a. Naskah Dinas Pengaturan
Susunan penomoran naskah dinas pengaturan terdiri atas:
1) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab;
2) Tulisan “TAHUN”; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Naskah Dinas Pengaturan
PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 8 TAHUN 2024
TENTANG
…………………………………………………………… ………
INSTRUKSI KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 14 TAHUN 2024
TENTANG
……………………………………………………………
NOMOR SOP AP : 20 TAHUN 2024
b. Naskah Dinas Penetapan
Susunan penomoran naskah dinas penetapan terdiri atas:
- 84 -
1) Penetapan Bidang Hukum
a) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab;
b) Tulisan “TAHUN”; dan
c) Tahun terbit
Contoh Format Penomoran Naskah Dinas Penetapan
Bidang Hukum
KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 25 TAHUN 2024
TENTANG
……………………………………………………………
2) Penetapan Bidang Kepegawaian
1) Kode klasifikasi arsip;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Naskah Dinas Penetapan
Bidang Kepegawaian
KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR: KP.01.01/12/2024
TENTANG
……………………………………………………………
c. Naskah Dinas Penugasan
Susunan penomoran naskah dinas penugasan terdiri atas:
1) Kode klasifikasi arsip;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
- 85 -
Contoh Format Penomoran Surat Perintah
SURAT PERINTAH
NOMOR: KA.01.01/12/2024
Keterangan:
KA.01.01 : Kode Klasifikasi Arsip
12 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
2. Penomoran Naskah Dinas Korespondensi
a. Naskah Dinas Korespondensi Internal
Nota dinas dan surat undangan internal menggunakan nomor
surat sedangan disposisi tidak menggunakan nomor surat,
disposisi hanya menggunakan nomor agenda.
1) Nota Dinas
Susunan penomoran nota dinas meliputi:
a) Kode klasifikasi arsip;
b) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
c) Tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Nota Dinas
NOTA DINAS
NOMOR: KA.01.01/23/2024
Keterangan:
KA.01.01 : Kode Klasifikasi Arsip
23 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
2) Memorandum
Susunan penomoran Memorandum meliputi:
a) Kode klasifikasi arsip;
b) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
c) Tahun terbit.
- 86 -
Contoh Format Penomoran Memorandum
MEMORANDUM
NOMOR: KA.01.01/23/2024
Keterangan:
KA.01.01 : Kode Klasifikasi Arsip
23 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
3) Surat Undangan Internal
Susunan penomoran surat undangan internal meliputi:
a) Kode klasifikasi arsip;
b) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
c) Tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Surat Undangan Internal
SURAT UNDANGAN INTERNAL
NOMOR: KA.01.01/13/2024
Keterangan:
KA.01.01 : Kode Klasifikasi Arsip
13 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
b. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
Susunan penomoran naskah dinas korespondensi eksternal terdiri
atas:
1) Kategori klasifikasi keamanan yang terdiri atas B/T/R/SR
(Biasa/Terbatas/Rahasia/Sangat Rahasia)
2) Kode Klasifikasi Arsip;
3) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab ; dan
4) Tahun Terbit.
- 87 -
Contoh Format Penomoran Surat Dinas
SURAT DINAS
NOMOR: R/KA.01.01/12/2024
Keterangan:
R : Kategori klasifikasi keamanan yang
bersifat Rahasia
KA.01.01 : Kode Klasifikasi Arsip
12 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
3. Penomoran Naskah Dinas Khusus
Surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat
pengantar, pengumuman, siaran pers, sertifikat, surat tanda tamat
pelatihan dan piagam penghargaan menggunakan nomor sedangkan
laporan, telaah, notula dan sambutan tertulis tidak menggunakan
nomor dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Surat Perjanjian
Susunan penomoran surat perjanjian dalam negeri terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab;
3) Singkatan nama lembaga “ANRI ; dan
4) Tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Perjanjian Kerja Sama
PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
DAN
…………………………………………
TENTANG
……………………………………..
NOMOR: HK.02/05/ANRI/2024
NOMOR: .................................
Untuk surat perjanjian internasional tidak memiliki nomor atau
mengikuti peraturan yang berlaku dan kesepakatan antar pihak
terkait.
- 88 -
b. Surat Kuasa
Susunan penomoran surat kuasa terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Surat Kuasa
SURAT KUASA
NOMOR: HK.01.01/08/2024
Keterangan:
HK.01.01 : Kode Klasifikasi Arsip
08 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
c. Berita Acara
Susunan penomoran berita acara terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Berita Acara
BERITA ACARA
NOMOR: HK.02.02/14/2024
Keterangan:
HK.01.01 : Kode Klasifikasi Arsip
14 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
d. Surat Keterangan
Susunan penomoran surat keterangan terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
- 89 -
3) Tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Surat Keterangan
SURAT KETERANGAN
NOMOR: RT.04/1/2024
Keterangan:
RT.04 : Kode Klasifikasi Arsip
1 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
e. Surat Pengantar
Susunan penomoran surat pengantar terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Penomoran Surat Pengantar
SURAT PENGANTAR
NOMOR: PR.03.00/88/2024
Keterangan:
PR.03.00 : Kode Klasifikasi Arsip
88 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
f. Pengumuman
Susunan penomoran pengumuman terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
- 90 -
Contoh Format Penomoran Pengumuman
PENGUMUMAN
NOMOR: KP.01.00/14/2024
Keterangan:
KP.01.00 : Kode Klasifikasi Arsip
14 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab;
2024 : Tahun Terbit
g. Siaran Pers
Susunan penomoran siaran pers terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Siaran Pers
SIARAN PERS
NOMOR: KP.05.00/140/2024
Keterangan:
KP.05.00 : Kode Klasifikasi Arsip
140 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
h. Sertifikat
Susunan penomoran sertifikat terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Sertifikat
SERTIFIKAT
NOMOR: KP.05.00/1409/2024
- 91 -
Keterangan:
KP.05.00 : Kode Klasifikasi Arsip
1409 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
i. Surat Tanda Tamat Pelatihan
Susunan penomoran Surat Tanda Tamat Pelatihan terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Surat Tanda Tamat Pelatihan
SURAT TANDA TAMAT PELATIHAN
NOMOR: KP.05.00/1409/2024
Keterangan:
KP.05.00 : Kode Klasifikasi Arsip
1409 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
j. Piagam Penghargaan
Susunan penomoran piagam penghargaan terdiri atas:
1) Kode Klasifikasi;
2) Nomor urut dalam satu tahun takwim menggunakan angka
arab; dan
3) Tahun terbit.
Contoh Format Piagam Penghargaan
PIAGAM PENGHARGAAN
NOMOR: HM.06.00/25/2024
Keterangan:
HM.06.00 : Kode Klasifikasi Arsip
- 92 -
25 : Nomor urut dalam satu tahun takwim
menggunakan angka arab
2024 : Tahun Terbit
C. Penggunaan Kertas, Amplop, dan Tinta, ditujukan untuk Naskah Dinas
dengan media rekam kertas, meliputi:
1. Penggunaan Kertas:
a. Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas Arahan
merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran F4,
dan standar Kertas Permanen untuk Naskah Dinas Arahan
berbentuk Peraturan, Instruksi dan Surat Edaran;
b. Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas
Korespondensi dan Naskah Dinas Khusus merupakan kertas jenis
Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling
sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2. Untuk Naskah Dinas Khusus
berbentuk Sertifikat Akreditasi dan Piagam Penghargaan
menggunakan kertas berukuran A3.
2. Penggunaan Amplop:
a. Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman naskah dinas
disesuaikan dengan jenis, ukuran dan ketebalan naskah dinas yang
akan didistribusikan;
b. Warna amplop naskah dinas adalah putih atau coklat muda;
c. Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat
tujuan. Alamat pengirim berupa lambang negara/logo lembaga,
nama lembaga/jabatan, serta alamat lembaga, sedangkan alamat
tujuan naskah dinas ditulis lengkap dengan nama jabatan/lembaga
dan alamat lem baga;
d. Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan
mempertemukan sudut - sudutnya agar lipatannya lurus dan rapi
dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah
penerima/pembaca surat. Pada amplop yang mempunyai jendela
kertas kaca, kedudukan a lamat tujuan pada kepala surat harus
tepat pada jendela amplop.
3. Penggunaan Tinta:
a. Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta
pigment (durabrite).
- 93 -
b. Tinta yang digunakan untuk pembuatan naskah dinas berwarna
hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna biru
atau biru tua.
D. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf serta Kata
Penyambung, meliputi:
1. Ketentuan jarak spasi memperhatikan aspek keserasian, estetika,
banyaknya isi Naskah Dinas dengan ketentuan sebagai berikut:
a. jarak antara kop dengan kepala Naskah Dinas yaitu dua spasi;
b. jarak antara bab dan judul adalah dua spasi;
c. jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan
kedua adalah satu spasi;
d. jarak antara judul dengan sub judul adalah empat spasi;
e. jarak antara judul/sub judul dan isi/uraian adalah dua spasi;
f. jarak antar baris kata dalam setiap paragraf maupun antar paragraf
adalah 2 spasi dan spasi antar baris kata untuk urutan daftar, baik
yang diurutkan dengan angka ataupun huruf adalah 1,5 spasi, after
6 pt.
2. Jenis dan ukuran huruf dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Jenis huruf pada Naskah Dinas arahan yaitu bookman old style
dengan ukuran 12 (dua belas);
b. Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan
Naskah Dinas khusus yaitu Arial dengan ukuran 12 (dua belas),
kecuali Naskah Dinas Khusus berbentuk Sertifikat, STTP, dan
Piagam Penghargaan, terdapat ketentuan khusus.
3. Kata Penyambung, merupakan kata yang digunakan sebagai tanda
bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya, dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. ditulis pada akhir setiap halaman, baris terakhir teks di sudut
kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan 3
(tiga) buah titik;
b. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman
berikutnya;
c. jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau
diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga
harus dituliskan sama;
d. kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian bagian;
- 94 -
e. dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik
tidak mencantumkan kata penyambung.
E. Penentuan Batas atau Ruang Tepi, bertujuan untuk keserasian dan
kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas dengan ketentuan:
1. ruang tepi atas:
a. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah
kop; dan
b. apabila tanpa kop Naskah Dinas, 2 (dua) cm dari tepi atas kertas.
2. ruang tepi bawah 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas;
3. ruang tepi kiri 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan
4. ruang tepi kanan 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.
F. Nomor Halaman, ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab
dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan
tanda hubung ( - ) ditambahkan satu spasi sebelum dan setelah nomor,
kecuali halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop N askah
Dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. Nomor halaman
menggunakan jenis huruf yang sama dengan ketentuan jenis huruf pada
setiap jenis naskah dinas.
G. Tembusan, dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang menunjukan
bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut. Setelah
penulisan nama jabatan, tidak perlu ada pencantuman kata sebagai
laporan. Tembusan untuk Naskah Dinas media rekam kertas dibuat a sli
seperti Naskah Dinas yang akan disampaikan kepada tujuan Naskah
Dinas ataupun seperti pertinggal Naskah Dinas dan diberi tanda check
list (v) pada tujuan tembusan.
H. Lampiran, dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas dan
elektronik harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang;
2. Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari satu halaman,
setiap halaman lampiran harus diberi nomor halaman dengan angka
arab;
3. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman
sebelumnya.
- 95 -
I. Tanda Tangan, Paraf, dan Cap, merupakan bentuk pengabsahan Naskah
Dinas, meliputi:
1. Tanda tangan:
a. Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat
autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta
keautentikan, keterpercayaan dan keutuhan informasi;
b. Tanda tangan terdiri atas tanda tangan basah pada naskah dinas
media rekam kertas dan tanda tangan elektronik pada naskah dinas
media elektronik, dilakukan oleh pejabat yang berwenang;
c. Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat
hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1) data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada
Pejabat Penanda Tangan;
2) data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses
penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Pejabat
Penanda Tangan;
3) segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang
terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
4) segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait
dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu
penandatanganan dapat diketahui;
5) terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi
siapa Pejabat Penanda Tangannya; dan
6) terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa pejabat
penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap
Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terkait.
d. Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku
ketentuan sebagai berikut:
1) Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan
bentuk Kode QR (QR Code) yang disertai nama pejabat
penandatangan dan nama jabatan;
2) Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan
kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak;
3) menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh
Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia.
- 96 -
2. Paraf:
a. Sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsep
Naskah Dinas harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang
berwenang di bawahnya;
b. Paraf merupakan bentuk koordinasi berjenjang antar pejabat
sebelum dilakukan penandatanganan;
c. Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik
dapat berbentuk catatan riwayat (log history) Naskah Dinas dalam
basis data (database) sebelum dilakukan penandatanganan oleh
pejabat yang berwenang;
d. Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan
menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf;
e. Naskah Dinas dengan media rekam kertas yang konsepnya terdiri
dari beberapa halaman, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap
lembar Naskah Dinas oleh pejabat yang menandatangani dan
pejabat pada jenjang jabatan di bawahnya;
f. Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:
1) untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat
penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah
kanan/setelah nama jabatan penandatangan;
2) untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat
penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah kiri/sebelum
nama jabatan penandatangan; dan
3) untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat disebelah paraf
pejabat yang di atasnya.
g. Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan
koordinasi antar unit kerja, maka pejabat yang berwenang dari
unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf
koordinasi.
Contoh:
Paraf Koordinasi
Nama Jabatan ...
Nama Jabatan ...
dan seterusnya. ...
3. Cap, digunakan pada naskah dinas dengan media rekam kertas dan
tidak digunakan pada naskah dinas dengan media rekam elektronik,
- 97 -
meliputi:
a. Cap Lembaga Negara, ditujukan untuk naskah dinas yang
menggunakan kop lambang negara dengan ketentuan sebagai
berikut:
b. Cap Dinas ANRI, meliputi:
1) Cap Dinas ANRI besar, ditujukan untuk naskah dinas yang
menggunakan logo ANRI atau kop dinas ANRI/satuan kerja
mandiri, dengan ketentuan:
2) Cap Dinas ANRI kecil, digunakan untuk mengesahkan
berkas administrasi keuangan, dengan ketentuan
sebagai berikut:
- 98 -
J. Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat Naskah Dinas:
1. Perubahan, merupakan tindakan mengubah bagian tertentu dari
Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.
Pencabutan, merupakan tindakan mencabut Naskah Dinas tertentu
karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan Peraturan
perundang - undangan yang lebih tinggi, khusus, atau Naskah Dinas
yang baru ditetapkan. Pembatalan, merupakan pernyataan bahwa
seluruh materi Naskah Dinas tid ak diberlakukan lagi melalui suatu
pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru. Ralat,
merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi
Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang
baru;
2. Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah Dinas dapat
dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan Naskah Dinas
atau bagian mana dari Naskah Dinas tersebut yang diadakan
perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat;
3. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau
dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Naskah
Dinas yang setingkat atau lebih tinggi. Dalam hal Peraturan Kepala
ANRI harus diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus dengan Peraturan
Kepala ANRI;
4. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan
pembatalan merupakan pejabat yang menandatangani Naskah Dinas
tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya;
5. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan
oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.
- 99 -
BAB III
PENGAMANAN NASKAH DINAS
A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas
1. Klasifikasi Keamanan
Penentuan kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas dengan
media rekam kertas dan media rekam elektronik di lingkungan Arsip
Nasional Republik Indonesia terdiri atas:
a. Rahasia, yaitu apabila informasi pada naskah dinas diketahui oleh
pihak yang tidak berhak mengakibatkan terganggunya fungsi
penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum,
termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat
dalam naskah dinas bersifat sensitif bagi Arsip Nasional Republik
Indonesia akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy,
keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak
kemitraan dan reputasi.
b. Terbatas, yaitu naskah dinas yang memuat informasi yang
membutuhkan pengamanan khusus. Naskah dinas ditentukan
terbatas apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas Arsip
Nasional Republik Ind onesia, seperti kerugian finansial yang
signifikan.
c. Biasa yaitu naskah dinas yang tidak memerlukan perlakuan khusus.
Naskah dinas berklasifikasi biasa apabila informasinya diketahui oleh
publik tidak membawa dampak atau kerugian apapun.
2. Hak Akses
Hak akses terhadap naskah dinas diberikan kepada pihak yang
berwenang sebagaimana diatur pada Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
B. Perlakuan terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan
Akses
Ketentuan perlakuan terhadap naskah dinas berdasarkan klasifikasi
keamanan dan akses dilakukan pada naskah dinas yang memiliki klasifikasi
keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.
1. Naskah Dinas dengan Media Rekam Kertas
Naskah dinas yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia dan
rahasia dapat menggunakan amplop rangkap dua.
2. Naskah Dinas dengan Media Rekam Elektronik
Terhadap naskah dinasa dengan media rekam elektronik yang memiliki
klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas dapat
menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.
Perlakuan terhadap naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses meliputi:
1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses
- 100 -
Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses dinerikan dengan ketentuan
sebagai berikut:
a. Naskah dinas Rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta
warna merah di amplop dalam.
b. Naskah dinas Terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta
hitam.
c. Naskah dinas Biasa/Terbuka diberikan kode ‘B’ dengan menggunakan
tinta hitam.
2. Pemberian Nomor Seri Pengaman atau security printing
a. Pemberian Nomor Seri Pengaman
Pemberian nomor seri pengaman pada naskah dinas memiliki tujuan
untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada
naskah dinas. Kertas yang dipakai sebagai pengamanan memiliki
nomor seri pengaman yang letaknya diatur secara tersendiri dan hanya
diketahui oleh pihak - pihak tertentu. Penggunaan kertas ini harus
berurutan sesuai dengan nomor serinya sehingga memudahkan
pelacakan. Pemberian nomor seri pengaman ini hanya berlaku untuk
naskah dinas korespondensi ekternal dengan Kop Dinas ANRI
bermedia rekam kertas.
- 101 -
Contoh:
A100001
b. Pencetakan Keamanan ( Security Printing)
Security printing adalah cetakan yang berhubungan dengan
pengamanan tingkat tinggi pada naskah dinas, dengan tujuan untuk
mencegah pemalsuan dan perusakan serta jaminan terhadap
keautentikan dan keterpecayaan naskah dinas. Security printing
menggunakan metode - metode teknis dengan menggunakan kertas
khusus dan metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
Metode security printing yang digunakan pada naskah dinas di
lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia menggunakan metode
Watermarks, yang merupakan gambar dikenali a tau pola pada kertas
- 102 -
yang muncul lebih terang atau lebih gelap dari sekitar kertas yang
harus dilihat dengan cahaya dari belakang kertas, karena variasi
kerapatan kertas. Penggunaan watermarks ini hanya berlaku untuk
naskah dinas khusus berupa Sertifikat Akreditasi Kearsipan.
Contoh:
3. Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas
a) Pembuatan dan pengawasan naskah dinas yang bersifat rahasia
dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi bidang
ketatausahaan.
b) Penomoran nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan dapat
dikoorinasikan dengan lembaga teknis terkait.
- 103 -
BAB IV
PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS
A. Kewenangan penandatangan Naskah Dinas, merupakan hak dan kewajiban
yang ada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas
dan tanggung jawab kedinasan yang melekat pada jabatannya, dengan
ketentuan:
1. Kepala ANRI bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di
ANRI dan tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau
diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat yang berwenang;
2. Garis kewenangan digunakan jika Naskah Dinas ditandatangani oleh
pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang;
3. Penandatanganan Naskah Dinas yang menggunakan garis kewenangan
dapat dilaksanakan dengan menggunakan 4 (empat) cara meliputi:
a. atas nama (a.n.):
1) digunakan jika pejabat yang menandatangani naskah dinas telah
diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan
bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.
Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan
wewenang dan pe jabat yang menerima pelimpahan wewenang
harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang
melimpahkan wewenang;
2) Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu
nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan
huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan
a.n.;
Contoh:
a.n. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Sekretaris Utama,
Tanda tangan
Nama Lengkap
- 104 -
b. untuk beliau (u.b.):
1) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau
(u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang
ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.
Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan
wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang
harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang
melimpahkan wewenang;
contoh:
a.n. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Sekretaris Utama,
u.b. Kepala Biro...
Tanda tangan
Nama Lengkap
c. pelaksana tugas (plt.) dan pelaksana harian (plh.):
1) Plt. digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan
bidang kepegawaian lebih lanjut;
2) Plh. digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran
pelaksanaan pekerjaan sehari - hari perlu ada pejabat sementara
yang menggantikannya;
3) Pelaksana Harian dan Pelaksana Tugas memiliki kewenangan
mengambil keputusan dan/atau tindakan selain keputusan
dan/atau tindakan yang bersifat strategis dan berdampak pada
perubahan status hukum pada aspek kepegawaian;
4) Pegawai Negeri Sipil yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian atau
Pelaksana Tugas tidak perlu dilantik atau diambil sumpahnya.
Penunjukan Pegawai Negeri Sipil sebagai Pelaksana Harian dan
Pelaksana Tugas tidak perlu ditetapkan dengan keputusan
melainkan cuk up dengan Surat Perintah dari Pejabat
Pemerintahan lebih tinggi yang memberikan mandat;
- 105 -
5) Pegawai Negeri Sipil yang menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi,
Jabatan Administrator, Jabatan Pengawas, atau Jabatan
Pelaksana hanya dapat ditunjuk sebagai Pelaksana Harian atau
Pelaksana Tugas dalam Jabatan Pimpinan Tinggi, Jabatan
Administrator, Jabatan Pe ngawas yang sama atau setingkat lebih
tinggi di lingkungan unit kerjanya;
6) Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan fungsional dapat
ditunjuk sebagai Pelaksana Harian atau Pelaksana Tugas dengan
ketentuan:
a) Pejabat fungsional jenjang ahli utama dapat ditunjuk sebagai
Pelaksana Harian atau Pelaksana Tugas Jabatan Pimpinan
Tinggi Madya, Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, Jabatan
Administrator, atau Jabatan Pengawas;
b) Dalam hal pejabat fungsional jenjang ahli utama akan
ditunjuk sebagai Pelaksana Harian atau Pelaksana Tugas
Jabatan Pimpinan Tinggi Utama, maka harus ditetapkan
dengan Keputusan Presiden;
c) Pejabat fungsional jenjang ahli madya dapat ditunjuk sebagai
Pelaksana Harian atau Pelaksana Tugas Jabatan Pimpinan
Tinggi Pratama, Jabatan Administrator, atau Jabatan
Pengawas;
d) Pejabat fungsional jenjang ahli muda dapat ditunjuk sebagai
Pelaksana Harian atau Pelaksana Tugas Jabatan
Administrator atau Pengawas;
e) Pejabat fungsional jenjang ahli pertama dapat ditunjuk
sebagai Pelaksana Harian atau Pelaksana Tugas Jabatan
Pengawas.
f) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan
pejabat definitif ditetapkan. Plt bertanggung jawab atas
naskah dinas yang ditandatanganinya sesuai dengan
kewenangannya;
7) Plt. dan Plh. bertanggungjawab atas naskah dinas yang
ditandatanganinya sesuai dengan kewenangannya.
- 106 -
Contoh:
Plt. Sekretaris Utama,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Plh. Sekretaris Utama,
Tanda Tangan
Nama Lengkap
- 107 -
B. Pembagian kewenangan penandatanganan naskah dinas di lingkungan ANRI sebagaimana tercantum pada tabel di bawah
ini:
Kewenangan Penandatanganan
Pejabat Fungsional yang
Jenis dan Bentuk Naskah Pimpinan diperankan menjalankan fungsi
No. Pimpinan Pimpinan Tinggi Pejabat Fungsional
Dinas Kepala Satuan Kerja Administrator Pengawas manajemen seperti Koordinator/
Tinggi Madya Pratama dan Pelaksana
Mandiri Ketua Tim dan/ atau yang
disetarakan
1. Naskah Dinas Arahan:
a. Pengaturan:
1) Peraturan √ - - - - - - -
2) Instruksi √ - - - - - - -
3) Surat Edaran √ √ - - - - - -
4) SOP - √ √ √ - - - -
b. Penetapan:
1) Keputusan √ √ - - - - - -
c. Penugasan:
1) Surat Perintah √ √ √ √ - - - -
2. Naskah Dinas Korespondensi:
a. Internal:
1) Nota Dinas - √ √ √ √ √ √ -
*Terbatas di *Terbatas di *Terbatas di internal unit kerja
internal unit internal unit setingkat eselon duanya dengan
kerja setingkat kerja setingkat tetap memperhatikan tingkatan
eselon duanya. eselon tiganya. jenjang koordinasi di atasnya.
2) Memorandum √ √ √ √ √ √ - -
3) Surat Undangan
√ √ √ √ - - - -
Internal
b. Eksternal:
1) Surat Dinas √ √ √ √ - - - -
*Disertai dengan *Disertai dengan
- 108 -
Kewenangan Penandatanganan
Pejabat Fungsional yang
Jenis dan Bentuk Naskah Pimpinan diperankan menjalankan fungsi
No. Pimpinan Pimpinan Tinggi Pejabat Fungsional
Dinas Kepala Satuan Kerja Administrator Pengawas manajemen seperti Koordinator/
Tinggi Madya Pratama dan Pelaksana
Mandiri Ketua Tim dan/ atau yang
disetarakan
menyampaikan menyampaikan
tembusan tembusan
kepada kepada
pimpinan tinggi pimpinan tinggi
madya di madya di
atasnya atau atasnya atau
yang yang
mengkoordinasi mengkoordinasi
kannya. kannya.
3. Naskah Dinas Khusus:
a. Perjanjian Dalam Negeri √ √ - - - - - -
b. Perjanjian Luar Negeri diatur sesuai dengan undang - undang tentang Perjanjian Internasional.
c. Surat Kuasa √ √ √ √ √ √ - -
d. Berita Acara √ √ √ √ √ √ √ -
e. Surat Keterangan √ √ √ √ √ √ √ -
f. Surat Pengantar - - - - √ √ √ -
g. Pengumuman Internal
√ √ √ √ - - - -
ANRI
h. Pengumuman
√ √ - - - - - -
Eksternal
i. Laporan √ √ √ √ √ √ √ √
j. Telaah Staf √ √ √ √ √ √ √ √
k. Notula - - √ √ √ √ √ √
l. Sambutan Tertulis
√ - - - - - - -
Kepala ANRI
m. Siaran Pers - - - √ - - - -
- 109 -
Kewenangan Penandatanganan
Pejabat Fungsional yang
Jenis dan Bentuk Naskah Pimpinan diperankan menjalankan fungsi
No. Pimpinan Pimpinan Tinggi Pejabat Fungsional
Dinas Kepala Satuan Kerja Administrator Pengawas manajemen seperti Koordinator/
Tinggi Madya Pratama dan Pelaksana
Mandiri Ketua Tim dan/ atau yang
disetarakan
n. Sertifikat √ √ √ √ - - - -
o. STTP √ √ - √ - - - -
p. Piagam Penghargaan √ - - - - - - -
- 110 -
BAB V
PENGENDALIAN NASKAH DINAS
A. Pengendalian Naskah Dinas Masuk
Penerimaan naskah dinas di lingkungan ANRI pada dasarnya dilakukan
secara elektronik melalui aplikasi umum bidang kearsipan dinamis selama
tidak ada ketentuan yang mengharuskan naskah dinas tertentu diterima
secara konvensional dan/atau selama aplikasi umum tersebut dapat
digunakan. Apabila terdapat pengirim naskah dinas yang tidak atau belum
menggunakan aplikasi umum bidang kearsipan dinamis dan/atau aplikasi
umum bidang kearsipan dinamis ti dak dapat digunakan, maka naskah dinas
dapat diterima melalui email kedinasan dan/atau secara konvensional,
dengan tetap terkendali dan terkoordinasi melalui Unit Kearsipan.
Secara umum penerimaan naskah dinas dianggap sah setelah diterima
oleh petugas atau pihak yang berhak menerima. Penerimaan naskah dinas
harus diregistrasi oleh pihak yang menerima. Naskah dinas yang diterima,
didistribusikan kepada unit pengolah diikuti de ngan tindakan pengendalian.
Kegiatan registrasi penerimaan arsip harus didokumentasikan oleh unit
pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah dan unit kearsipan wajib
memelihara dan menyimpan dokumentasi penerimaan arsip.
1. Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas
dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
a. Penerimaan, Naskah Dinas yang diterima dikelompokkan berdasarkan
kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R),
terbatas (T), biasa (B);
b. Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan biasa (B) dialih
media ke dalam bentuk elektronik sesuai ketentuan yang berlaku oleh
Unit Kearsipan untuk kemudian diregistrasi ke dalam Aplikasi Umum
Kearsipan Dinamis dan dikirim ke unit pengolah terkait. Jika Aplikasi
Umum Kearsipan Dinamis tidak dapat digunakan, setelah naskah
dinas diregistrasi, dapat dikirimkan melalui email kedinasan Unit
Kearsipan ( info@anri.go.id ) kepada unit pengolah terkait
( user@anri.go.id );
c. Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia
(SR), rahasia (R), terbatas (T) dan/atau karena bentuk dan sifatnya
tetap harus diproses secara konvensional, maka dilakukan registrasi
Naskah Dinas pada sarana pengendalian penerimaan Naskah Dinas
- 111 -
berupa Buku Agenda Penerimaan Naskah Dinas, yang memuat nomor
urut, tanggal penerimaan, tanggal dan nomor Naskah Dinas, asal
Naskah Dinas, isi ringkas Naskah Dinas, unit kerja yang dituju, dan
keterangan. Registrasi penerimaan naskah dinas dari eksternal A NRI
dilakukan terpusat oleh Unit Kearsipan. Registrasi penerimaan naskah
dinas antar unit kerja internal ANRI dilakukan oleh petugas
kesekretariatan unit pengolah dengan melaporkan secara berkala ke
Unit Kearsipan;
d. Pengarahan, Naskah Dinas dengan klasifikasi keamanan sangat
rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada Unit
Pengolah yang dituju, sedangkan untuk Naskah Dinas dengan kategori
biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca dan memahami
kese luruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit
Pengolah atau Pejabat atau Staf yang akan menindaklanjuti Naskah
Dinas tersebut;
e. Penyampaian, Naskah Dinas Eksternal disampaikan oleh petugas Unit
Kearsipan kepada unit pengolah dengan disertai buku ekspedisi/bukti
penyampaian naskah dinas yang memuat informasi tentang nomor
urut pencatatan, tanggal dan nomor Naskah Dinas, asal Naskah Dinas,
isi ringkas Naskah Dinas, unit kerja yang dituju, waktu penerimaan,
tandatangan dan nama penerima di Unit Pengolah. Selanjutnya, setiap
naskah dinas yang diterima oleh Unit Pengolah, diregistrasi dan diberi
lembar disposisi rangkap 2, 1 (satu) lemb ar untuk unit pengolah dan
satu lembar lagi untuk tujuan disposisi. Lembar Disposisi di unit
pengolah disimpan di sentral arsip aktif untuk mengingatkan unit
pengolah/pelaksana penerima disposisi bila waktu penyelesaian
naskah dinas sudah berakhir.
2. Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik terdiri
atas:
a. Penggunaan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis yang
memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan dan penyampaian
dengan tetap memperhatikan tingkat klasifikasi keamanan dan
akses arsip dinamis;
b. Penggunaan email kedinasan dengan ketentuan:
1) Email dari luar instansi masuk ke ANRI melalui Unit Kearsipan
( info@anri.go.id ) kemudian Unit Kearsipan melakukan registrasi
- 112 -
email ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis untuk
kemudian dikirim ke Unit Pengolah terkait. Jika Aplikasi Umum
Bidang Kearsipan Dinamis tidak dapat digunakan, Unit Kearsipan
meneruskan email yang sudah diregistrasi kepada Unit Pengolah
terkait;
2) Email dari luar instansi masuk langsung ke Unit Pengolah,
kemudian unit pengolah meneruskan email ke Unit Kearsipan
( info@anri.go.id ). Selanjutnya, Unit Kearsipan melakukan
registrasi email ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan
Dinamis untuk kemudian dikirim ke Unit Pengolah terkait. Jika
Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis tidak dapat digunakan,
Unit Kearsipan meneruskan email ya ng sudah diregistrasi kepada
Unit Pengolah terkait;
3) Jika Aplikasi Umum Bidang Kearsipan dinamis tidak dapat
digunakan, komunikasi kedinasan internal dapat dilakukan
melalui email. Email antar unit kerja dari internal ANRI berlabel
user@anri.go.id diterima oleh petugas kesekretariatan Unit
Pengolah. Jika tidak diterima langsung oleh petugas
kesekretariatan unit pengolah, maka email diteruskan ke petugas
kesekretariatan unit pengolah untuk diregistrasi dan
diteruskan/didisposisikan kepada pejabat a tau staf sesuai arahan
pimpinan unit pengolah.
B. Pengendalian Naskah Dinas Keluar
Pada prinsipnya pembuatan naskah dinas harus diregistrasi.
Kegiatan registrasi harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit
kearsipan. Dokumentasi tersebut wajib dipelihara dan disimpan oleh Unit
Kearsipan dan Unit Pengolah. Naskah dinas yang sudah diregistrasi
dikirimkan/didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan
tepat waktu, lengkap, serta aman diikuti dengan tindakan pengendalian.
Ketentuan pengendalian pengiriman naskah dinas meliputi:
1. Pengendalian Pengiriman Naskah Dinas dengan media rekam kertas
dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
- 113 -
a. Pencatatan, Naskah Dinas yang dikirim harus dicatat pada sarana
pengendalian pengiriman Naskah Dinas berupa Buku Agenda
Pengiriman Naskah Dinas, yang memuat nomor urut, tanggal
pengiriman, tanggal dan nomor Naskah Dinas, tujuan Naskah
Dinas, isi ringkas Na skah Dinas, dan keterangan. Untuk Naskah
Dinas yang akan dikirim ke internal ANRI, pencatatan di lakukan
oleh petugas kesekretariatan Unit Pengolah dengan melaporkan
secara berkala ke Unit Kearsipan, sedangkan untuk Naskah Dinas
yang akan dikirim ke ekster nal ANRI pencatatan dilakukan oleh
petugas kesekretariatan Unit Pengolah dan Unit Kearsipan;
b. Penggandaan, dilakukan setelah Naskah Dinas keluar
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk Naskah Dinas
yang memiliki kategori klasifikasi keamanannya Sangat Rahasia
(SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T) harus diawasi secara khusus
oleh petugas:
c. Pengiriman, dilakukan oleh Unit Pengolah untuk Naskah Dinas
yang akan dikirimkan ke internal ANRI dengan diletakkan di atas
map dan menggunakan buku ekspedisi (buku tanda terima)
sedangkan pengiriman Naskah Dinas untuk eksternal ANRI
dilakukan oleh Unit Pe ngolah atau Unit Kearsipan dengan
dimasukkan ke dalam amplop dengan menggunakan surat
pengantar/daftar pengantar/bukti pengiriman. Khusus untuk
Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan Sangat
Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T), Naskah Din as
dimasukkan ke dalam amplop berlapis dan tertutup dengan hanya
mencantumkan tujuan (untuk internal ANRI) atau alamat yang
dituju dan pembubuhan cap dinas (untuk eksternal ANRI). Untuk
mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas, dapat dikirimkan
secara khusus dengan menambahkan tanda ‘u.p’ (untuk perhatian)
diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti dibawah nama jabatan
yang dituju;
d. Penyimpanan, pertinggal Naskah Dinas disimpan oleh Unit
Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan
diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk
sesuai dengan klasifikasi arsip.
- 114 -
2. Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media elektronik terdiri
atas:
a. Penggunaan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis yang
memuat fitur pencatatan riwayat, pengiriman dan penyimpanan
dengan tetap memperhatikan tingkat klasifikasi keamanan dan
akses arsip dinamis;
b. Penggunaan email kedinasan dilakukan dengan menggunakan label
user@anri.go.id untuk pengiriman ke eksternal ANRI atau internal
ANRI yang dilakukan melalui petugas tata usaha/kesekretariatan
Unit Pengolah dengan mengirimkan naskah dinas yang sudah
diregistr asi kepada tujuan naskah dinas disertai tembusan (cc) ke
Unit Kearsipan ( info@anri.go.id ). Penggunaan email kedinasan
untuk pengiriman ke internal ANRI dilakukan jika Aplikasi Umum
Bidang Kearsipan dinamis tidak dapat digunakan.
KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA,
ttd
MEGO PINANDITO